Stap 1: Kennismaking
Ik kom bij u langs om kennis te maken met u en uw bedrijf. Ik wil graag dingen zien: wat maakt u, en hoe? Natuurlijk komt de technische communicatie ter sprake: wat heeft u op dit moment aan handleidingen, productbeschrijvingen, online help, trainingsmaterialen, video’s? Wie schrijft de teksten, wie gebruikt ze? Welke tools worden gebruikt bij het schrijven en opmaken, hoe en waar wordt alles gepubliceerd? Zijn er stijlgidsen van toepassing, moeten bepaalde regels worden gehandhaafd (Machinerichtlijn, branche-specifiek)? Hoe verlopen de controles? Worden teksten vertaald?
Ik verwacht geen antwoorden op al mijn vragen (u hoeft zeker ook geen ‘huiswerk’ te doen voordat we om de tafel gaan zitten). Het doel van dit eerste gesprek, waar voor u geen kosten aan verbonden zijn, is om te zien of we iets aan elkaar kunnen hebben. Denken we van wel, dan maken we een afspraak voor de volgende stap.
Stap 1 duurt doorgaans anderhalf à twee uur. Er zijn voor u geen verplichtingen én geen kosten aan verbonden.
Stap 2: In kaart brengen van huidige werkwijze en behoeften
Bij stap 2 gaan we de diepte in. Ik zoek naar de volledige antwoorden op alle bij stap 1 al aan de orde gekomen vragen, en meer. Daartoe praat ik met alle betrokkenen, en vaak ook met niet-betrokkenen.
De duur van stap 2 is verschillend: bij een start-up die nog geen ‘legacy’ van technische communicatie heeft misschien maar enkele uren, maar bij een middelgroot bedrijf waar al veel materialen zijn en velen zich op de een of andere manier met technische communicatie bezighouden praten we eerder over weken.
Stap 3: Plan van aanpak
Het onderzoek van stap 2 resulteert in een rapport en een voorstel voor een plan van aanpak, dat ik vervolgens met de stakeholders bespreek. Het schrijven duurt doorgaans enkele dagen, het eens worden en afstemmen waarschijnlijk nog eens enkele dagen.
Stap 4: Implementeren en onderhouden van een nieuwe techcom-strategie
Wat er daarna gebeurt, is heel verschillend. Sommige bedrijven hebben de kennis en capaciteit in huis om zelf aan het werk te gaan met het plan van aanpak. We hoeven geen afscheid te nemen, ik blijf graag sparring partner, maar in principe zit mijn werk erop.
Bij andere bedrijven zal ik zelf de belangrijkste uitvoerder van de implementatie zijn: bijvoorbeeld bij het omwerken van bestaande technische documentatie naar DITA, of bij het schrijven van nieuwe teksten, als ik daarvoor voldoende kennis heb.
Bij weer andere bedrijven kan ik een team trainen en aansturen. Dit team kan bestaan uit medewerkers van het bedrijf (die al dan niet eerder in deze sfeer werkzaam waren), maar het kan ook gaan om ingehuurde specialisten (zzp’ers) uit mijn netwerk. Denk aan technisch schrijvers (Nederlands- of Engelstalig), technisch tekenaars, videomakers, dtp’ers, xml-specialisten, of programmeurs die een nieuw component content management system aan bestaande systemen koppelen.
Stap 4 is ongetwijfeld de tijdrovendste en daarmee duurste van het hele proces. Maar ik zorg ervoor dat het resultaat het waard is: als de technische communicatie verbeterd wordt op een manier en in een mate die bij uw bedrijf past, verdient de investering zich altijd terug.